Skočit na obsah
🕽 607 044 670 (-) , FAQ

Eshop: automatizace a přenos dat do účetnictví a ke kurýrovi

Eshop: automatizace a přenos dat do účetnictví a ke kurýrovi

Pojďme si společně projít, jak může vypadat napojení vašeho eshopu na fakturaci v SuperFaktuře. Automatické vystavení faktur, automatické párování plateb k fakturám, exporty pro kurýry iúčetní – toto vše vám usnadní práci s vašimi eshopovými objednávkami a zbytkem následujících procesů od fakturace, doručování ažpo účetnictví.

1. Napojení eshopu na SuperFakturu – možnosti

SuperFaktura je otevřený systém, na který se mohou prostřednictvím tzv. API napojit (nejen) různé eshopové systémy.  Ať už eshopy vytvořené na míru, eshopy běžící na open source platformách nebo eshopy na pronájem (tzv. krabicová řešení).

Při krabicových řešeních je třeba, aby napojení na SuperFakturu udělal poskytovatel vašeho eshopového řešení. Možná i právě ten váš ho má, zkuste se ho zeptat nebo mrkněte na naši stránku Integrací, jestli ho nenajdete v seznamu integrátorů, o kterých víme, že napojení na SuperFakturu pro své zákazníky připravili.

Pokud jste si dali postavit eshop na míru nebo používáte open source řešení, ale napojení na SuperFakturu potřebujete přizpůsobit také podle specifických potřeb, k dispozici je naše API dokumentace. Váš šikovný programátor díky ní vytvoří napojení podle vašeho přání.

U některých open source řešení můžete využít již existující napojení. Jde o pluginy, které si stáhnete, nainstalujete do eshopu, nastavíte podmínky vystavení faktur a voilà, propojení na SuperFakturu je na světě. Čili není třeba být ani výjimečně technicky zdatná osoba.

Například oblíbený a pravidelně aktualizovaný plugin SuperFaktura pro WooCommerce si můžete stáhnout a používat zdarma. K dispozici je i série článků, která vás provede krok za krokem jeho instalací a možnostmi jeho nastavení.

loga eshop platformy
Ecommerce řešení s prepojením na SuperFakturu

2. Vytvoření faktury z objednávky na eshopu

Když je už eshop na SuperFakturu napojený, stačí, když v něm vystavíte objednávku, a online faktura je na světě. Všechny fakturační údaje o zákazníkovi i s informacemi o položkách a jejich cenách odešle váš eshop do SuperFaktury. Ta vytvoří fakturu (nebo zálohovou fakturu), kterou máte ihned k dispozici, nebo ji například eshop může automaticky stáhnout a zaslat vašemu zákazníkovi emailem.

V praxi lze vystavovat faktury z objednávek na eshopu buď po přijetí platby (platba přes platební bránu) nebo ještě před přijetím platby (úhrada bankovním převodem, dobírka). Řekneme si více o obou verzích.

2.1 Úhrada objednávky ještě před vystavením faktury

Zákazník si na eshopu vykliká objednávku a zvolí způsob platby kartou resp. online přes platební bránu. Po úspěšném dokončení objednávky tak už eshop ví, že objednávka byla uhrazena, může vystavit ostrou fakturu. Eshop tedy zavolá do SuperFaktury, aby vystavila fakturu se statusem jako již uhrazená (zákazník přece již provedl úspěšnou platbu za objednávku).

Navíc, pokud váš programátor dělal napojení eshopu na SuperFakturu na míru, je možné nám zasílat k faktuře i účetní detaily, které se na samotné faktuře nezobrazí, ale SuperFaktura si je bude držet „na pozadí“ a při exportu pro účetní programy je bude doplňovat do exportů. Jde o účetní data jako předkontace (syntetický / analytický účet), typ fakturovaných položek (zboží / služba) apod.

V pluginech SuperFaktura pro WooCommerce a PrestaShop jsou nastavení předkontace (syntetický a analytický účet) dostupné, stačí se jen dohodnout s vaší účetní, jaké přesné údaje doplnit – na který účet co účtovat.

2.2 Úhrada objednávky po vystavení faktury

Jde o případy, kdy například:

  • Umožňujete zákazníkům na eshopu zaplatit bankovním převodem – vystavíte a pošlete mu zálohovou fakturu. Pokud ji neuhradí, nic se neděje – nejde o daňový doklad. Pokud zákazník zálohovou fakturu uhradí, připravíte mu balíček a vystavíte fakturu – daňový doklad, která je již uhrazena na základě zaplacené zálohové faktury.
  • Nebo to může být platba na dobírku, kdy vystavíte zálohovou fakturu nebo fakturu, ale zákazník zaplatí až na poště nebo při převzetí balíčku od kurýra. Ti vám pak platby za přijaté dobírky vyplatí na váš bankovní účet.

Určitě vás zajímá, jak je možné označit doklad (fakturu / zálohovou fakturu) v SuperFaktuře za uhrazenou při těchto způsobech plateb. Je několik možností:

  • Automatické párování plateb – z banky si necháte posílat emailové oznámení o obratech na vašem bankovním účtu (nebo od kurýrní společnosti GLS výpis vyplacených dobírek). Na základě shodného variabilního symbolu (dále jako VS) v oznámení a na faktuře v SuperFaktuře lze doklad označit za uhrazen automaticky.
  • Nahrání výpisu z banky nebo výpisu o vyplacených dobírkách od kurýra. Párování platby s fakturou proběhne také na základě shodného VS na výpisu a na faktuře.
  • Manuální označení faktury za uhrazenou (ve vlastní režii).

2.3 Jak se o úhradě dozví eshop?

V SuperFaktuře si můžete nastavit i tzv. callback při úhradách. Jde o váš skript, který má SuperFaktura zavolat, když k faktuře / zálohové faktuře bude přiřazena úhrada přes párování plateb nebo i po manuální úhradě. Tento skript může potom udělat na straně eshopu to, co jste si jím nastavili – tj nejčastěji přepne stav objednávky v eshopu na požadovaný stav např. Uhrazena.

Obecně je třeba mít v eshopu tento skript naprogramovaný. Nicméně, uživatelé pluginu SuperFaktura pro WooCommerce doprogramovat nic nemusí – plugin již v sobě toto nastavení obsahuje, stačí ho jen zprovoznit a automatické párování zapnout. Návod, jak na to, najdete v článku o nastavení plateb v pluginu pro WooCommerce.

3. Přenos údajů ke kurýrovi

SuperFaktura má pro eshopy prodávající zboží velmi fajn a oblíbený nástroj – export pro kurýry. Údaje z faktur nemusíte manuálně přepisovat do systému kurýrní společnosti. Vyexportujete si soubor, který následně nahrajete do systému kurýrní společnosti. Nemusíte nic přepisovat, vyplňovat. Jednoduše se vám všechna jména, adresy a další dodatečné informace pěkně importují a kurýr může kmitat.

loga kuryrske spolecnosti
Exporty pro kurýry

4. Přenos faktur do účetnictví

Samozřejmě, vystavené faktury je možné vyexportovat nejen jako PDF, ale i pro různé účetní programy. Vaší kolegyni účetní můžete do SuperFaktury vytvořit přístup, takže si bude moci doklady stáhnout, když bude potřebovat a ne tehdy, kdy si na to najdete vy čas.

loga ucetni systemy
Exporty pro účetní systémy

A co tak usnadnit účetním práci s fakturami? Nastavte si na eshopu předkontace pro jednotlivé produkty / služby, které pomohou účetním při evidenci a zaúčtování faktur do jejich účetního softwaru. Doplnění těchto účetních detailů si můžete naprogramovat přímo ve svém eshopu. SuperFaktura je bude brát při exportu pro konkrétní účetní programy v úvahu. V samostatném článku jsme rozepsali více o možnostech účetních detailů na faktuře, a do kterých účetních programů je lze přenést.

Přidat komentář