Úlohou SuperFaktury je především ulehčení fakturace. Ale protože doklady v hojné míře exportujete dále do účetních programů, snažíme se také co nejvíce zjednodušit práci vašim účetním (aby od vás nechtěli moc peněz 😉 ). A pomocí zasílání účetních detailů k fakturovaným položkám – při automatickém vystavování faktur – jim dokážete ušetřit trochu času.
Zadávání účetních detailů
Tuto možnost mají uživatelé, kteří vystavují faktury v SuperFaktuře přes API přímo ze svého eshopu, webové stránky, či jiného vlastního systému.
K požadavku na vystavení faktury můžete zasílat podrobnější účetní informace, které si bude SuperFaktura o dané vystavené faktuře držet „na pozadí“ a při exportu pro účetní programy Money a Pohoda je doplní do exportovaného souboru. Jde o údaje o syntetickém a analytickém účtu, středisku, činnosti, zakázce, předkontaci a typu fakturované položky (zboží / služba).
Jaké účetní detaily je možné poslat přes API
- syntetický a analytický účet – tj. „účetnický“ účet, na který se daná tržba za službu fakturovanou klientovi zaúčtuje v účetnictví. Jde o řetězec číselných znaků. V praxi se pro tržby za poskytnuté služby používá syntetický účet „602“, který může mít konkrétní subjekt analyticky rozdělený na 2 účty: pro služby webdesignu analytický účet „602100“ (Tržby za webdesignové služby) a pro SEO služby analytický účet „602200“ (Tržby za SEO služby). Pro zboží zase syntetický účet „604“, který může být dále analyticky členěný podobně jako služby.
- předkontace – v účetnictví jde o syntetický účet + analytický účet. Při daňové evidenci jde i „zaúčtování“ do peněžního deníku mezi daňové či nedaňové příjmy (případně výdaje).
- zakázka – webové a marketingové agentury používají spíše výraz „projekt“, no tradičnější a dlouhodobější název je „zakázka“ 🙂 Tedy jednotlivé tržby resp. výnosy firmy (a stejně i náklady) – je možné sledovat po těchto jednotlivých zákaznických projektech / zakázkách – no jen v případě, když je ke každému výnosu (tj. vystavené faktuře) a případně i k nákladu přiřazená. A následně na základě zpracovaných výstupů z účetnictví dokáže podnikatel sledovat výnosnost konkrétního projektu / zakázky.
- středisko – větší firma může mít více „divizí“ respektive „středisek“. Například hotel může své výnosy a náklady sledovat samostatně za středisko „hotel“ a samostatně za středisko „restaurace“ případně i za „bar“.
- činnost– může jít o další možné seskupení nákladů a výnosů za účelem sledování možných činností firmy. V praxi si podnikatel a jeho účetní dokážou za zakázku / středisko / činnost dosadit vlastně cokoliv, co potřebuje podnikatel na manažerské účely sledovat a tedy za toto „cokoliv“ vyčíslovat samostatné náklady a výnosy, případně jiné ukazatele – např. tak může sledovat firemní auta, aby bylo možné za každé jedno auto / řidiče vyčíslit nákup pohonných a následně připravit knihu jízd a vyčíslit spotřebu.
- zboží nebo služba (typ fakturované položky) – jde o základní členění pro DPH, resp. zjištění správného režimu DPH.
Základem je komunikace s účetním a ideálně ještě před samotnou fakturací a jejím nastavením: do SuperFaktury jako fakturačního systému je potřebné zadávat stejné účty, střediska, činnosti, zakázky, jaké má účetní – opět na základě požadavku podnikatele – nastavené a zadané ve svém účetním softwaru. A to u každé jedné faktuře – jinak bude mít účetní de facto nekompletní údaje bez výpovědní hodnoty a bude nucený fakturanta nahánět „do faktury 20191154 doplň ještě zakázku“ apod.
Uvedené zadávání má smysl skutečně při větších objemech minimálně vydaných faktur – např. ve větších agenturách s desítkami až stovkami vyšlých faktur měsíčně nebo v eshopech s tisící prodeji měsíčně. Kvalitně nastavený export dokáže ušetřit velkou část práce při účtování. Samozřejmě, část exportovaných položek může obsahovat chyby (méně častá situace, nesprávně zadaný účet apod.), no účetní si exportovaný balík musí ještě jednou tak či tak projít a zkontrolovat ho.
Stejně tak né všichni nastavují střediska, činnosti a zakázky – individuální freelancer, který má pár prodejů měsíčně v rámci jednoho byznysu, náklady a výnosy nesleduje, případně občas „od oka“ a to mu stačí. A, samozřejmě, 5 až 10 vyšlých či došlých faktur měsíčně zaúčtuje jeho účetní manuálně.
Zasílání přes API a export
Pokud se rozhodnete k fakturám (resp. k fakturačním položkám) vystaveným přes API zasílat i účetní detaily, váš programátor je najde v naší API dokumentaci v tabulce Accounting detail. V existujících modulech na propojení tyto úpravy nejsou zapracované. Budeme však sbírat vaše reakce a na jejich základě zvážíme případné zapracování.
SuperFaktura potom dokáže vyexportovat tyto účetní informace spolu s fakturami do účetních programů Money a Pohoda.
Přidat komentář