Skočit na obsah
🕽 607 044 670 (-) , FAQ

Zálohové faktury: několik zásad jak je vystavit

Zálohové faktury nejsou v podstatě faktury, i když podle názvu to tak může vypadat. Jde jen o jakýsi podklad k platbě, resp. výzvu či dokument, prostřednictvím kterého dodavatel požaduje od odběratele platbu předem. Zálohové faktury se tedy v praxi vystavují zejména jako:

  • informace pro zaplacení zálohy, tj. platby před samotným poskytnutím služby či dodání výrobku. Dodavatel si vyžádá platbu předem v celkové nebo alespoň částečné výši. Na zálohovou fakturu uvede základní údaje: číslo účtu, variabilní symbol nebo svoje základní údaje.
  • vyhnutí se dopadům nezaplacení faktury jako takové, tedy nezaplacení sumy za dodávané výrobky nebo služby. Zálohová faktura je jen podkladem k zaplacení platby, nevstupuje do účetnictví, daní nebo evidence DPH (eviduje se jen pomocně a technicky). Pokud platba nepřijde, neděje se nic a nic není potřeba zdaňovat. Pokud zákazník požadovanou zálohu uhradí, vystavuje se “ostrý” doklad – postup je však rozdílný v případě plátců a neplátců DPH.

Ať už pro jeden nebo druhý důvod, podnikatelé by pro vlastní pohodlí měli respektovat alespoň tyto jednoduché zásady:

  • Na zálohové faktuře by se neměl objevit popis konkrétního dodání výrobku nebo služby. Postačí “záloha”, resp. “fakturujeme Vám zálohu za služby v měsíci Listopad 2013”. Pokud k dodání zboží/služby ještě nedošlo, text “účast na školení dne ….” nebo “fakturujeme Vám za 100 ks výrobku” by proto působilo zvláštně.
  • Stejně se neuvádí ani datum dodání – nemůžete vědět datum dodání něčeho, co ještě nebylo dodané. Uvádí se jen datum vystavení a datum splatnosti.
  • Datum vystavení by měl být samozřejmě nižší než bude skutečný datum dodání daného produktu. Vždyť ji vystavujeme ještě před samotným dodáním.
    Příklad: vystavení zálohové faktury 11. 6., úhrada 15. 6., dodání výrobku či služby 20. 6., vystavení ostré faktury 25. 6., datum dodání na ostré faktuře 20. 6.
  • Z důvodu přehlednosti pro firmu, a také pro bezproblémovost při kontrole v případě neuhrazení, by zálohové faktury měly mít svoji vlastní číselnou řadu. V SuperFaktuře mají zálohové faktury přednastavenou samostatnou číselnou řadu, odlišnou od číslování ostrých faktur – tvar obou číselných řad je možné samozřejmě změnit. Přečtěte si i zásady, jak číslovat (a nečíslovat) faktury nebo článek Vlastní číslování faktur? Žádný problém
  • Suma na zálohové faktuře se v případě plátců DPH nerozepisuje na základ DPH a samotné DPH. Stále totiž jde jen o neúčetní a nedaňový doklad, kterým dodavatel požaduje platbu předem. Až v případě jeho úhrady už “jde do tuhého” a dodavatel – ať už je plátcem DPH nebo ne – vystaví vyúčtovací fakturu jako ostrý účetní a daňový doklad.

Toto je všeobecný postup pro plátce i neplátce DPH. Co následuje dále a co čeká dodavatele po obdržení platby bude tématem některého z budoucích článků.

Přidat komentář