Skočit na obsah
🕽 607 044 670 (-) , FAQ

Jak číslovat (a nečíslovat) faktury

Pořadové číslo je jednou z povinných náležitostí každé faktury, resp. každého účetního dokladu jako takového. V tomto článku si přiblížíme základní pravidla, které by měl podnikatel při číslování dodržet, možné chyby, kterým by se měl vyhnout, včetně několika tipů, jak vám v tomto SuperFaktura pomůže.

Jak tedy faktury číslovat a nečíslovat?

Ideální je, když jsou faktury číslované chronologicky vzestupně, tedy narůstajícím způsobem. Jinými slovy: každý následující doklad (tj. faktura z následujícího data) má číslo o jedna vyšší. Např.: Faktura č. 1 z 10.10, faktura č.2 z 15.10, faktura č.3 z 30.10.

  • Tvar číselné řady si může každý podnikatel stanovit sám – měl by ho však samozřejmě v celé řade dodržet. Např.: stanovený tvar VFRRRRCCC by měly mít všechny faktury v řadě takto: VF2013001, VF2013002, VF2013003 atd. V SuperFaktuře je vlastní číslování samozřejmě bez problémů.

  • Tvar číselné řady tedy může obsahovat i textové řetězce nebo více kombinací číslic – podstatné je, aby číslování sloužilo svému účelu, tj. aby v nich měl praktický přehled zejména samotný podnikatel popř. finanční úřad

  • Uvádět v tvaru číselného řádu pomlčky, lomítka či jiné znaky je vzhledem na uvedená pravidla v pořádku, můžou však komplikovat párování – odběratel totiž při úhradě může ve většině bank uvést jako variabilní symbol jen číslice. Spárovat úhradu s fakturou bude tedy v případě takto “ozdobného čísla” faktury potřeba ručně.

  • Faktury mohou být číslovány ve více samostatných číselných řadách – SuperFaktura má v základním členství 2 samostatné číselné řady – jeden pro ostré faktury a druhý pro neostré zálohové faktury. To znamená, že zálohové faktury můžou mít úplně rozdílný tvar číslování než ostré faktury. Prémiové členství umožňuje více číselných řad – např.: můžete si založit samostatné číslování pro odběratele z ČR, samostatné pro klienty z EU, samostatné pro země mimo EU. Případně jiným způsobem podle unikátních potřeb firmy.

  • Pokud se stane chyba – např.: jedno nebo více čísel se vynechá, popř. naopak – ideální je přidat nějaký doklad, kterým podnikatel nebo jeho účetní potvrzuje, že jde o přirozený omyl. Tímto způsobem je možné vyhnout se zákonitému podezření ze strany finančního úřadu, že firma některé své faktury (a tedy i příjmy) nepřiznala a nezdanila. Možnost chyby je jinak jedním z důvodů proč nevystavovat faktury či jiné doklady ručně, ale použít software. Jednou z funkcí SuperFaktury je právě automatické číslování – každá nová faktura má číslo předcházející faktuře zvýšené o 1.

  • V žádném případě nedoporučujeme smazat faktury, které vám odběratel neuhradil – smazání minimálně způsobí “díru” v číslování, která může vzbudit již zmíněné podezření, že jste krátili své příjmy a tedy i daň z příjmů nebo DPH. Je sice pravda, že za určitých okolností je podnikatel povinnen z vystavených a nezinkasovaných faktur odvést daň z příjmu i DPH (bohužel), smazání těchto faktur nacházejících se uprostřed číselného řádu není však právě nejšikovnějším způsobem, jak se zdanění vyhnout.

  • Stejně není “košér” upravit případnou “díru” tím, že do ní dáme fakturu s datem, které s místem v číselné řadě vůbec nekoresponduje.

    Přiklad: faktura č.1 z data 10.10, faktura č.2 z 15.10, faktura č.3 z 15.12, faktura č.4 z 30.10.

    Ne takto radši ne.

  • Jednou z možností jak chybu pěkně a legálně zakrýt, je nastavit si číslování samostatné pro každý měsíc, resp. číslování podle data vystavení.

    Příklady: Říjnové faktury 20131001, 20131002, Listopadové faktury 20131101, 20131102 a nebo faktura z 5.9.2013 má číslo 20130905, faktura z 20.9.2013 má číslo 20130920.

    V mnohých z těchto případů je možné zapomenutou fakturu do číselné řady lehce zařadit. Na takové číslování se názory účetních profesionálů liší – pravdou však je, že ho účetní předpisy vysloveně nepovolují ani nezakazují.

19 komentářů

Dobrý den, omylem jsem vydala dva příjmové pokladní doklady různým lidem se stejným číslem (v různý den). Jak mám postupovat dále? Pokračovat v číselné řadě dál nebo jedno vynechat a dodat nějaký doklad o tom, že se stala chyba? Případně jak to udělat. Děkuji
Neměl by to být problém, ale doporučujeme to probrat s vaší účetní.
Dobry den, jsem neplatce DPH, fyzicka osoba, prijimam casto platby na ucet, overovala jsem si, ze fakturu pote musim vystavit klientovi pouze na vyzadani (nemusim automaticky). Zaprve je nejaky limit, dokdy muze klient jeste fakturu zpetne vyzadat, kdyz jsem nepatce DPH? Pak se nabizi otazka, jak cislovat tyto faktury, kdyz me nekdo pozada - napr. zaplatil 1. 10., cislo faktury je "14", pak me pozada nekdo, kdo zaplatil drive nez ten prvni, tak jake cislo faktury, "15"? Ale to pak neni mozne, aby to v pripade techto faktur sedelo chronologicky s daty prijeti platby na ucet. Pak mam jeste klasicke faktury, ktere vystavuji dopredu, aby mi nekdo neco zaplatil do urciteho data. U nich ma byt cislovani zvlast? Tady samozrejme chapu, ze budou cislovany chronologicky. Dekuji, Eva
Dobrý den, pokud je nám známo tak limit přímo zákon neurčuje. S číslováním faktur si nedělejte starosti, nemusí reálně odrážet, v jakém pořadí vám platby přišly (můžete totiž i vystavit fakturu dopředu. Za určující pořadí považujte datum vystavení faktury. To jestli budete ty faktury s platbou po vystavení dávat do samostatného číselníku je pak pouze na vašem rozhodnutí.
Dobrý den, lze jako číslo přijaté faktury použít číslo dokladu dodavatele? Nebo je nutné mít vlastní číselnou řadu a číslo dokladu (faktury) dodavatele uvést jinde na faktuře.
Dobrý den, jako číslo přijaté faktury uvádějte to, které používá dodavatel. V kombinaci s údaji dodavatele se jedná o identifikátor konkrétního dokladu.
Dobrý den ,jak cislovat faktury z jiných činností ,ale pod jedním icem
Dobrý den, rozhodnutí záleží na vás. Můžete fakturovat pod jednou číselnou řadou, nebo pro každou činnost použít speciální.
Dobrý den, mohu číslovat faktury podle data? Například dnes - 22.8.2016 - takže číslo faktury bude: 20160822 ? Děkuji
Přeji pěkný den, teoreticky můžete - neexistuje žádný právní předpis který by tvar číselné řady přímo stanovoval - ale v tomto případě můžete narazit na několik problémů - co když například budete chtít za jeden den vystavit dvě faktury? Proto raději doporučujeme aby se v čísle faktury objevovalo i její číselné označení.
Já to dělám např. 2016082201, další z toho dne by byla 2016082202, atd. Začal jsem to tak dělat proto, že mám potom v transakci se zákazníkem i shodný variabilní symbol.
Chci se zeptat když nejsem plátce DPH musím platit daň státu z příjmů.
Dobrý den, i neplátce DPH musí platiť daň z příjmů.
Dobrý den, máme problém s účetním programem. Resp. programátoři tvrdí, že nelze nastavit řadu číslování pro každý rok zvlášť. Tzn. dá se číslovat od 1.1.2014 od č. 1 a pokračovat i přes rok, což my nechceme. Bohužel jsem nenašla žádný zákon, který by výslovně říkal, že řada musí být úplná. Můžete mi prosím poradit, jestli takový zákon existuje? Děkuji. Lucie
Dobrý den, žádný zákon, který by definoval, jak má číselná řada vypadat není. Vše tedy je v rukách každého podnikatele. Doporučujeme používat formát číselné řady, který bude přehledný a úředníci se v něm snadno zorientují. Snížíte tím riziko dohadů při kontrolách dokladů. V SuperFaktuře je možné nastavit masku číselné řady faktury na RRRRCCCC případně RRRR-CCCC, za písmena R je dosazeno číslo aktuálního roku a za písmena CCCC jsou vkládány čísla pořadí faktur. Období číslování si můžete nastavit buď měsíční nebo roční. Potom se Vám začnou číslovat faktury buď každý měsíc od č.1 nebo bude číslování začínat jedničkou vždy od nového roku. Přes API si následně vyberete, kterou číselnou řadu u dokladu chcete použít a SuperFaktura se o doplnění správného čísla postará za Vás. Není tedy pravdou, že by u nás nebylo možné mít pro každý rok číselnou řadu zvlášť.
Dobrý den, podařilo se mi omylem vystavit dvě faktury se stejným pořadovým číslem a dále od něj číslovat. Jak mám toto řešit? Vělmi děkuji Magdalena
Dobrý den, jelikož nelze rozpoznat konkrétní problém popíšeme Vám všechny situace: 1. Pokud za dvěma zálohovými fakturami je jen pár faktur, je možné si ručně čísla faktur editovat a chybu, tak napravit. 2. Pokud se jedná o dvě různé faktury tedy například pro různé klienty nebo zboží a dokážete u příchozí platby jednoznačně identifikovat od kterého zákazníka platba přišla, tak se nic vážného neděje a nemusíte to řešit. Jelikož posloupnost faktur lze dokázat datem vystavení faktury. 3. Pokud daná faktura stále není uhrazena, tak můžete tuto fakturu stornovat a vystavit novou, kterou pošlete znovu klientovi a požádáte jej, aby jí nahradil za předchozí fakturu. Při uvedení stejného variabilního symbolu, tím ani Vašemu klientovi nezpůsobíte žádné velké komplikace.
Dobrý den,stalo se mi, že mi zálohová faktura např. č. 24 vydaná k datu 2.5 předchází fakturu č.23 vydanou k datu 28.7. Je to velký problém? děkuji
Dobrý den, pokud se jedná o zálohovou fakturu, tak to velký problém není, ale stávat by se to nemělo. Zálohové faktury nejsou daňovým dokladem a tedy nejsou pro úřady nikterak zajímavé. Pokud by se Vám to stalo u ostré faktury, pak by to již problém byl.

Přidat komentář