Jak číslovat (a nečíslovat) faktury

Pořadové číslo je jednou z povinných náležitostí každé faktury, resp. každého účetního dokladu jako takového. V tomto článku si přiblížíme základní pravidla, které by měl podnikatel při číslování dodržet, možné chyby, kterým by se měl vyhnout, včetně několika tipů, jak vám v tomto SuperFaktura pomůže.

Jak tedy faktury číslovat a nečíslovat?

Ideální je, když jsou faktury číslované chronologicky vzestupně, tedy narůstajícím způsobem. Jinými slovy: každý následující doklad (tj. faktura z následujícího data) má číslo o jedna vyšší. Např.: Faktura č. 1 z 10.10, faktura č.2 z 15.10, faktura č.3 z 30.10.

• Tvar číselné řady si může každý podnikatel stanovit sám – měl by ho však samozřejmě v celé řade dodržet. Např.: stanovený tvar VFRRRRCCC by měly mít všechny faktury v řadě takto: VF2013001, VF2013002, VF2013003 atd. V SuperFaktuře je vlastní číslování samozřejmě bez problémů.

• Tvar číselné řady tedy může obsahovat i textové řetězce nebo více kombinací číslic – podstatné je, aby číslování sloužilo svému účelu, tj. aby v nich měl praktický přehled zejména samotný podnikatel popř. finanční úřad

• Uvádět v tvaru číselného řádu pomlčky, lomítka či jiné znaky je vzhledem na uvedená pravidla v pořádku, můžou však komplikovat párování – odběratel totiž při úhradě může ve většině bank uvést jako variabilní symbol jen číslice. Spárovat úhradu s fakturou bude tedy v případě takto “ozdobného čísla” faktury potřeba ručně.

• Faktury mohou být číslovány ve více samostatných číselných řadách – SuperFaktura má v základním členství 2 samostatné číselné řady – jeden pro ostré faktury a druhý pro neostré zálohové faktury. To znamená, že zálohové faktury můžou mít úplně rozdílný tvar číslování než ostré faktury. Prémiové členství umožňuje více číselných řad – např.: můžete si založit samostatné číslování pro odběratele z ČR, samostatné pro klienty z EU, samostatné pro země mimo EU. Případně jiným způsobem podle unikátních potřeb firmy.

• Pokud se stane chyba – např.: jedno nebo více čísel se vynechá, popř. naopak – ideální je přidat nějaký doklad, kterým podnikatel nebo jeho účetní potvrzuje, že jde o přirozený omyl. Tímto způsobem je možné vyhnout se zákonitému podezření ze strany finančního úřadu, že firma některé své faktury (a tedy i příjmy) nepřiznala a nezdanila. Možnost chyby je jinak jedním z důvodů proč nevystavovat faktury či jiné doklady ručně, ale použít software. Jednou z funkcí SuperFaktury je právě automatické číslování – každá nová faktura má číslo předcházející faktuře zvýšené o 1.

• V žádném případě nedoporučujeme smazat faktury, které vám odběratel neuhradil – smazání minimálně způsobí “díru” v číslování, která může vzbudit již zmíněné podezření, že jste krátili své příjmy a tedy i daň z příjmů nebo DPH. Je sice pravda, že za určitých okolností je podnikatel povinnen z vystavených a nezinkasovaných faktur odvést daň z příjmu i DPH (bohužel), smazání těchto faktur nacházejících se uprostřed číselného řádu není však právě nejšikovnějším způsobem, jak se zdanění vyhnout.

• Stejně není “košér” upravit případnou “díru” tím, že do ní dáme fakturu s datem, které s místem v číselné řadě vůbec nekoresponduje.

  Přiklad: faktura č.1 z data 10.10, faktura č.2 z 15.10, faktura č.3 z 15.12, faktura č.4 z 30.10.

  Ne takto radši ne.

• Jednou z možností jak chybu pěkně a legálně zakrýt, je nastavit si číslování samostatné pro každý měsíc, resp. číslování podle data vystavení.

  Příklady: Říjnové faktury 20131001, 20131002, Listopadové faktury 20131101, 20131102 a nebo faktura z 5.9.2013 má číslo 20130905, faktura z 20.9.2013 má číslo 20130920.

  V mnohých z těchto případů je možné zapomenutou fakturu do číselné řady lehce zařadit. Na takové číslování se názory účetních profesionálů liší – pravdou však je, že ho účetní předpisy vysloveně nepovolují ani nezakazují.