Článek jsme původně zveřejněn v roce 2022. Mezitím ale funkce hezky povyrostla a přibyly nové možnosti nastavení předpisů pravidelných faktur, takže jsme článek aktualizovali a doplnili o čerstvé informace.
Máte klienty, kterým každý měsíc posíláte stejnou fakturu – třeba za nájem, předplatné nebo pravidelné služby? Když je vystavujete každý týden, je to otrava. A když jednou za měsíc, snadno se stane, že na fakturu prostě zapomenete.
SuperFaktura se o to postará za vás. Stačí jednou nastavit a dál už běží všechno samo – faktura se sama vystaví a když budete chtít, rovnou se pošle i klientovi. Vy tak můžete mít klid, že na nic nezapomenete.
Kde nastavit pravidelnou fakturu?
Předpis pravidelné faktury si nastavíte ve svém účtu v části Faktury → Pravidelné.
V této části uvidíte všechny předpisy – aktivní i neaktivní. Najdete tu také jméno klienta, částku, interval i datum vystavení další faktury.
Pak už jen kliknete na Nová pravidelná faktura a můžete si nastavit vše podle sebe.
Předpis pravidelné faktury
Níže najdete přehled toho, co všechno si můžete v nastavení předpisu upravit.
1. Opakování a způsob odesílání
Hned nahoře na stránce si nastavíte, kdy a jak často se má faktura automaticky vystavovat. Můžete zadat:
- Pravidelně – interval vystavení faktur – týdně, měsíčně, každé 2 měsíce, čtvrtletně, každé 4 měsíce, pololetně, ročně, každé 2 roky nebo každé 4 roky.
- První vystavení – datum, od kdy má SuperFaktura začít faktury vystavovat.
- Počet vystavení – určíte, kolikrát se má faktura vystavit.
- Příklad: s klientem máte domluvu na půl roku dopředu, fakturu vystavujete měsíčně a první už je hotová → zadáte 5 opakování.
- Pokud nechcete mít omezení, zvolíte Opakovat neomezeně a faktury se budou vystavovat, dokud předpis nezměníte.
- Jazyk dokumentu – aktuálně máte na výběr ze 14 jazyků. Pokud máte zahraničního klienta, může se mu hodit třeba faktura v angličtině nebo v jednom z dalších jazyků.
Rozšířené možnosti
Pro ještě pohodlnější práci si můžete nastavit, co se na dokladu zobrazí (nebo naopak nezobrazí):
- QR kód – usnadní klientům placení, stačí naskenovat a je hotovo.
- Podpis faktury – přidejte svůj podpis přímo na doklad.
- Online platby – umožní klientovi zaplatit přímo z faktury.
- PayPal – možnost přijímat platby jednoduše přes PayPal účet.
V případě, že máte aktivní Standardní nebo Prémiové předplatné, můžete si dokonce ještě zvolit, zda se má faktura po vystavení také automaticky odeslat a to emailem nebo poštou.
Uživatelům se Základním předplatným se faktura také automaticky vystaví, ale klientovi ji musíte ještě dodatečně odeslat.
2. Zkratky (placeholdery)
V předpisu pravidelné faktury můžete využít také zkratky, které se při vystavení faktury automaticky nahradí aktuálními hodnotami v čase vystavení faktury. K dispozici je i pokročilé nastavení časového období.
Zkratky můžete použít v těchto polích:
- Variabilní symbol
- Název faktury
- Poznámka nad položkami
- Poznámka pod položkami
- Název fakturační položky
- Popis fakturační položky
3. Formulář faktury
V posledním kroku už vyplníte klasický formulář faktury, tedy všechny údaje, které se na dokladu běžně zobrazují – od údajů o odběrateli, přes položky, až po poznámky a platební podmínky.
Abyste si práci ještě víc urychlili, můžete si načíst údaje z existující faktury a nemusíte je tak zadávat znovu ručně. Hodí se to hlavně v případě, že pravidelně fakturujete stejnému klientovi nebo často používáte stejné fakturační položky.
Stejný postup pak můžete využít i při nastavování pravidelných nákladů – tuhle možnost najdete v části Náklady → Pravidelné. Díky tomu budete mít nejen příjmovou, ale i výdajovou část pod kontrolou, a celý proces se vám hezky zautomatizuje.
Přidat komentář