Léto je super. Tedy do chvíle, než zjistíte, že místo balení plavek ještě doháníte faktury, doplňujete účtenky a přemýšlíte, komu jste vlastně měli poslat upomínku. A najednou se z dovolené stane jen přesun notebooku z kanceláře na lehátko.
Peníze můžete vydělat znovu. Ztracený čas už ne.
Proto úspěšní podnikatelé před dovolenou nepracují víc, ale chytřeji. Nastaví si procesy tak, aby firma fungovala i ve chvíli, kdy si oni konečně vypnou hlavu. Alespoň na pár dní. I to se počítá.
Podívali jsme se na 5 věcí, které si úspěšní podnikatelé zařídí ještě před dovolenou. Nejsou to žádné motivační poučky z internetu. Jsou to praktické návyky, které šetří čas, nervy a často i návrat do reality ve stylu: „Co jsem to zase nechal být?“
1. Automatizují všechno, co automatizovat jde
Úspěšný podnikatel nevnímá opakující se úkoly jako důkaz pracovitosti. Bere je jako ideální příležitost k automatizaci. Pokud každý měsíc děláte to samé, není to rutina, kterou musíte poctivě přetrpět. Je to proces, který stačí jednou nastavit a pak ho nechat pracovat za vás.
Patří sem například:
- pravidelné faktury pro stálé klienty,
- automatické odesílání dokladů,
- automatické upomínky po splatnosti,
- automatické párování plateb s bankou.
Jednoduché pravidlo zní:
Pokud se nějaká činnost opakuje každý měsíc, neměl by ji dělat člověk.
Představte si živnostníka Petra, který každý měsíc fakturuje třem klientům paušál: 350 €, 480 € a 620 €. Celkem tedy 1 450 € měsíčně. Každý měsíc stejné faktury, stejné údaje, stejný kolotoč. Pokud každé faktuře věnuje jen 4 minuty, za rok stráví vystavováním stejných dokladů 144 minut. Tedy více než dvě hodiny práce na něčem, co mohl vyřešit jedním nastavením. A to ještě nepočítáme kontrolu plateb nebo upomínky pro opozdilce.
Právě tady pomáhá automatizace v SuperFaktuře. Ne proto, že je to hezká funkce do katalogu, ale proto, že vám vezme z ramen práci, kterou opravdu nemusíte dělat ručně.
2. Na dovolenou odcházejí s čistým stolem
Nemyslíme tím, že si před odjezdem utřou monitor a srovnají propisku s kalkulačkou. Mluvíme o tom, že po sobě nenechávají administrativní chaos, který je po návratu přivítá hned mezi dveřmi.
Před dovolenou mají hotovo:
- vystavené všechny faktury a doklady,
- odeslané cenové nabídky,
- zpracované náklady,
- zaevidované účtenky a doklady.
Ne proto, že jsou perfekcionisté. Ale protože vědí, jak funguje odkládání administrativy. Dnes ji odsunete o dva dny, po dovolené na vás čeká malý Mount Everest.
Velkým pomocníkem jsou nástroje, které zrychlují práci s doklady. Například automatické vytěžování účtenek, evidence nákladů nebo hromadné operace nad doklady. Díky tomu nemusíte večer před odjezdem ručně přepisovat účtenku za benzín, oběd s klientem nebo toner do tiskárny.
Řekněme, že za měsíc nasbíráte 18 účtenek. Pokud ruční zpracování jedné zabere 3 minuty, je to 54 minut práce. Pokud většinu údajů načte systém automaticky, může se čas klidně zkrátit na polovinu. A půl hodiny navíc před dovolenou? To už je skoro jedno celé koupání. 🙂
Pokud náklady řešíte průběžně, po návratu vás nečeká papírová expedice do přihrádky v autě. A to je opravdu příjemný pocit.
3. Nenosit všechno v hlavě je také strategie
Tohle je možná ten nejméně nápadný, ale velmi důležitý návyk. Spousta podnikatelů funguje jako živý operační systém. Pamatují si, komu mají vystavit fakturu, kdo ještě nezaplatil, co je potřeba poslat účetní a kde je založený ten jeden doklad, který „určitě někde je“.
Úspěšný podnikatel si ale procesy nastavuje tak, aby si nic z toho pamatovat nemusel.
V praxi to znamená, že:
- systém připomene klientovi splatnost,
- banka nebo aplikace automaticky spáruje přijatou platbu,
- všechny doklady jsou uložené na jednom místě,
- účetní má přístup ke všemu, co potřebuje,
- stav firmy můžete zkontrolovat i přes mobil.
Méně přemýšlení nad rutinou znamená více prostoru pro důležitá rozhodnutí. Nejde o to pracovat méně zodpovědně. Právě naopak. Jde o to věnovat energii zakázkám, klientům a rozvoji firmy místo neustálého přemýšlení nad administrativou.
4. Nedělají stejnou práci dvakrát
Tohle je nenápadný požírač času. A přitom se děje pořád. Nejdřív vytvoříte cenovou nabídku. Klient ji schválí. Pak z ní ručně přepisujete údaje do faktury. A když je potřeba, ještě i do dodacího listu nebo dalšího dokladu.
Proč?
Když jsou doklady propojené, jeden plynule navazuje na druhý. Vy jen pokračujete dál, místo abyste všechno přepisovali od začátku. Je to rychlejší, přesnější a výrazně méně otravné. Představme si malou s.r.o., která měsíčně vytvoří 12 cenových nabídek. Z nich se 8 změní na faktury a u 5 je potřeba ještě dodací list. Pokud každé ruční přepisování zabere 5 minut, je to 65 minut měsíčně jen za kopírování vlastní práce. Za rok už jsme na 13 hodinách. Právě proto jsou propojené doklady tak užitečné. Snižují počet kliknutí i počet chyb.
5. Když jedou na dovolenou, firma nejede s nimi
Tohle je asi nejlepší test toho, jak dobře máte nastavené procesy. Dovolená není o tom, že podnikatel zázračně vypne firmu. Je o tom, že firma dokáže několik dní fungovat, aniž byste při každém zazvonění telefonu řešili, co se zase stalo.
Dobře nastavené podnikání vypadá například takto:
- klient může zaplatit online,
- faktury se odesílají automaticky,
- platby se průběžně párují,
- kolega nebo účetní mají potřebné přístupy,
- stav firmy můžete kdykoliv zkontrolovat přes mobil – klidně i z pláže.
Je to vlastně jednoduchý test toho, jak dobře máte nastavené procesy. A bývá překvapivě upřímný. Pokud bez vás stojí všechno od faktur až po platby, není problém v dovolené. Problém je v tom, že firma je až příliš závislá na jednom člověku.
Úspěšní podnikatelé nepracují víc. Jen dělají méně zbytečností
To je celé tajemství. Není za tím žádný kouzelný mindset, ranní afirmace v pět ráno ani luxusní zápisník za tisíc korun. 🙂 Úspěšní podnikatelé si jednoduše chrání svůj čas a nevěnují ho úkolům, které za ně může udělat systém. Automatizují rutinu. Administrativu řeší průběžně. Nespoléhají jen na vlastní hlavu. Nepřepisují stejné údaje pořád dokola. A když si konečně dopřejí volno, jejich firma nemusí odjet na dovolenou s nimi.
A to je docela hezký cíl na letošní léto.
Pokud chcete mít méně ruční práce a více klidu před odjezdem na dovolenou, podívejte se, jak vám s tím může pomoci SuperFaktura. Spoustu věcí stačí nastavit jen jednou a pak už si jen užívat, jaké to je fakturovat s radostí. 🙂
Přidat komentář