Automatické upomínky, připomenutí a poděkování k fakturám

Při větším objemu agendy je více než vhodné věci co nejvíc automatizovat. Při fakturaci v SuperFaktuře si můžete nastavit zasílání automatických zpráv vašim klientům a odlehčit se tak od upomínkování faktur po splatnosti nebo, naopak, poděkování klientům za úhradu faktury.

S čím pomůžou automatické zprávy

Díky automatickým zprávám může SuperFaktura vašim klientům:

• připomenout blížící se splatnost faktury,
• upomínkovat fakturu po splatnosti,
• poděkovat za úhradu faktury.

A to buď prostřednictvím automatických emailových zpráv nebo automatických SMS.

Podívejte se, jak na to, v našem videu, nebo můžete pokračovat ve čtení níže.

Kde nastavím automatické zprávy

V horním rohu vpravo klikněte na Nastavení >> Aplikace >> Automatické zprávy.

Zde najdete nastavení všech typů automatických zpráv – připomenutí, upomínek a poděkování, a to v emailové nebo SMS podobě.

Proč má smysl používat SMS upomínky? Milan Polician z TJ-Legal:

Využíváme automatické SMS zprávy na zasílání poděkování za přijatou platbu a na upozornění klientů s prodlením platby. Díky tomu jsme ušetřili spoustu času, který jsme předtím trávili vyzýváním zapomětlivců k úhradě. Dnes to systém dělá automaticky a výdaje na něj jsou zlomkem ceny oproti lidské práci, které jsme měli dosud.

Poznámka: Pro zasílání SMS zpráv je třeba mít zakoupen v SuperFaktuře jeden z SMS balíků. Následně je možné zasílat SMS pro slovenská a česká mobilní telefonní čísla.

Jak nastavit automatické zprávy

V levé části nastavení automatických zpráv si nejprve vyberete, pro jaký typ dokladu jdete automatické zprávy nastavit. Zautomatizovat si odesílání zpráv můžete pro:

• faktury
• zálohové faktury
• přijaté objednávky
• cenové nabídky

Uvedete, při jaké časové sekvenci se mají odeslat. V případě připomenutí to bude, kolik dní před splatností faktury a v případě upomínek, kolik dní po splatnosti. Při upomínkách máte možnost nastavit až 5 automatických odeslání.

SuperFaktura vám nabídne již předdefinované texty zpráv, které můžete v případě potřeby smazat a přizpůsobit jejich vašemu stylu komunikace. Při tvorbě textu můžete využít i speciální slova – jejich výběr zobrazujeme na levé straně nastavení automatických zpráv. Speciální slova se při odeslání nahradí údaji z konkrétní faktury.

Tip: Uživatelé, kteří mají aktivované online platby v SuperFaktuře (Barion), si mohou do textu přidat speciální slovo pro online úhradu faktury. Jejich klient tak může učinit úhradu faktury velmi snadno.

Máte v SuperFaktuře nastavené automatické párování plateb? Klientům můžete nechat zasílat automatické poděkování potom, co SuperFaktura sama přidá úhradu k faktuře.

Vypnutí zasílání automatických zpráv pro konkrétního klienta

Pokud máte klienta, kterému tyto automatické zprávy posílat nechcete, můžete jej z nich vynechat. V jeho kartě „Předvolené hodnoty“ klikněte na tlačítko „Změnit„, abyste mohli upravit nastavení pro klienta a vypněte zde zapnutý checkbox „Zasílat automatické zprávy“ a nezapomeňte nastavení uložit.

Funkcionalita automatických zpráv je dostupná od Standardního balíku předplatného.