V SuperFaktuře se snažíme vše dělat co nejjednodušší. V tomto duchu byl navržen i číselník, který se stará o správné číslování dokladů (faktur, zálohových faktur, cenových nabídek a podobně). Mnozí z vás ale mají vlastní zažité způsoby číslování faktur, se kterými se jen těžko loučí, proto jsme se rozhodli dát vám možnost je v SuperFaktuře nastavit, nebo dokonce ještě vylepšit 🙂
Používat můžete přednastavené formáty, ale také si vytvářet zcela vlastní číslování faktur. Můžete tak používat vlastní zkratky, prefixy, sufixy, vkládat číslo roku či měsíce, nebo libovolné množství číslic v čísle faktury. Dokonce je možné si nastavit, zda se mají faktury číslovat souvisle během celého roku, nebo má číslování začít každý měsíc či den od začátku. Nebo dokonce se číslo nemusí resetovat vůbec.
Na jediné omezení můžete narazit v situaci, kdy chcete, aby se číslo faktury shodovalo s variabilním symbolem. V takovém případě je více než vhodné, aby počet cifer číselníku byl maximálně 10, které váš klient dokáže zadat do platby v bance. V opačném případě byste mohli mít problémy při automatickém párování plateb.
Své vlastní číslování faktur je možné si nastavit v části Nastavení >> Aplikace >> Číslování. Tu si můžete buď upravit číselník pro konkrétnyí typ dokladu, nebo vytvořit úplně nový. Zadáváte při něm název, Typ dokladu, Období resetování a Formát. Ve formátu můžete vybrat hodnotu „Jiné“ a do políčka, které se zobrazí, vyplnit svůj nový formát číslování faktur.
Formátování číselníku
Ve formátu číslování, tedy „masce“, můžete použít následovné značky, které budou nahrazeny skutečnými hodnotami při vytváření faktury:
RRRR – Rok 4 číslice
RR – Rok 2 číslice
MM – Měsíc
DD – Den
C – Č. faktury
No a kdybyste chtěli některou ze značek použít ve formátu tak, aby za ni systém nedosazoval odpovídající čísla, stačí ji ohraničit pomocí #.
Následující příklady masek ilustrující možnosti použití a výsledné čísla faktury.
FA-RRRR/CCCC = FA-2025/0001
123RRRRCCC = 1232025001
RR-MM-CCC = 25-04-001
#C#ZRRCC = CZ2501
A ještě máme radu pro ty, kteří by potřebovali číselnou řadu odstartovat jiným číslem než 1. Stačí, když si při vystavování dokladu přepíšete jeho číslo na to, kterým chcete začínat, a doklad tak uložíte. Systém se chytí a na dalším dokladu už bude automaticky dosazovat číslo o jedno vyšší.
Období resetování číselníku
Při nastavení doby restování máte na výběr mezi ročním / měsíčním / denním resetováním nebo i možností neresetovat.
Od nastavení doby resetování číselníku záleží, kdy se vám vyresetuje číslo, které ve formátu (resp. „masce“) číselníku nahrazuje písmeno „C“ a tedy číslování faktur se začne opět od jedničky.
Pokud potřebujete použít měsíční nebo denní resetování číselníku, je třeba, aby maska takového číselníku obsahovala vždy i patřičný znak:
- při měsíčním resetování musí obsahovat „MM“
- při denním resetování musí obsahovat znaky pro měsíc „MM“ i pro den „DD“
No a pro koho je určeno nastavení neresetovat číselník? SuperFaktura sice přímo jako účetní období nepodporuje hospodářský rok, ale jen kalendářní rok, ale co se týče číselníků pro firmu s hospodářským rokem, máme řešení.
Běžně se v první den nového kalendářního roku začíná číslování faktur od jedničky. Zrušení tohoto běžného chování dosáhnete právě možností „neresetovat“ číselník.
V případě používání číselníku pro hospodářský rok uvedete v masce číselníku namísto znaku, který se nahrazuje vždy aktuálním rokem (tj „RR“ nebo „RRRR“), určitý hospodářský rok (např. místo RRRR dosadíte do masky 2024) a nastavíte, aby se číselník v první den v novém kalendářním roce neresetoval a pokračoval dále ve vystavování faktur s následujícími vyššími čísly v znacích „C“.
Jak řekl Stan Lee, a později i strýc Ben ve Spidermanovi, „S velkou mocí, přichází veliká odpovědnost“. Používejte proto číslování rozvážně a nezapomínejte, že méně je někdy více 🙂
2 komentáře